Verwaltungsunterlagen: Muss der Verwalter Kopien der Abrechnungsbelege anfertigen?

Jeder einzelne Wohnungseigentümer hat das Recht, in die Aufzeichnungen und Belege der Abrechnung Einsicht zu nehmen. Dieses Recht muss ihm bereits eine angemessene Zeit vor der Beschlussfassung gewährt werden, besteht jedoch auch noch dann, wenn die Jahresabrechnung bereits genehmigt wurde, ohne dass ein besonderes rechtliches Interesse darzulegen wäre. Der Anspruch richtet sich unmittelbar gegen den Verwalter, der die Unterlagen in Besitz hat.

Fall:

Der Antragsgegner ist Mitglied einer größeren Wohnungseigentümer-gemeinschaft, die von der Antragstellerin verwaltet wird.
In der Eigentümerversammlung wurde unter Tagesordnungspunkt (TOP) 3 die Jahresgesamt- und Einzelabrechnung der Wirtschaftskosten für das Jahr 2002 beschlossen. Für den Antragsgegner ergibt sich hieraus eine Nachzahlung von 1.535,28 €. Der Beschluss wurde bestandskräftig.
Weil der Antragsgegner nicht freiwillig zahlt, wird er verklagt. Er stellt darauf einen Gegenantrag und begehrt die Verpflichtung zur Herausgabe aller der Jahresabrechnung für 2002 zugrunde liegenden Belege in Kopie gegen Erstattung der Kosten.

Entscheidung:

Mit seinem Beschluss vom 29.05.2006 hat das OLG München dem betroffenen Wohnungseigentümer Recht gegeben, denn:

Dem einzelnen Wohnungseigentümer steht ein Anspruch auf Einsichtnahme in alle der Jahresabrechnung zu Grunde liegenden Verwaltungsunterlagen zu. Er ist berechtigt, gegen Kostenerstattung die Anfertigung von Kopien hinreichend genau bezeichneter Belege vom Verwalter zu verlangen.

Anmerkung/Praxishinweis:

Für gewöhnlich werden die Unterlagen in den Räumen der Verwaltung vorgelegt. Aus dem grundsätzlichen Einsichtnahmerecht des einzelnen Wohnungseigentümers in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege kann sich jedoch im Einzelfall eine Verpflichtung des Verwalters ergeben, auf Anforderung und gegen Kostenerstattung diese Unterlagen zu kopieren und zu übersenden. In aller Regel kann es dem Wohnungseigentümer nämlich nicht zugemutet werden kann, handschriftliche Abschriften zu fertigen. Dies muss auch im Hinblick auf den unterschiedlichen Beweiswert von handschriftlicher Abschriften und Kopien gelten.

Seine Grenze findet dieses Recht auf Fertigung von Kopien aber im Schikane- und Missbrauchsverbot. Das Ersuchen des Wohnungseigentümers muss sich daher grundsätzlich auf vorhandene und hinreichend genau bezeichnete Unterlagen beziehen, die ohne nennenswerten Vorbereitungsaufwand und ohne Störungen des Betriebsablaufs der Verwaltung herausgesucht und fotokopiert werden können. Zu berücksichtigen sein kann in diesem Zusammenhang zum Beispiel, ob die Belege möglicherweise vom Verwalter im Rahmen seiner eigenen Verwaltung eingescannt wurden und deswegen unschwierig auf Datenträger übersandt werden können. Auch die räumliche Entfernung des Berechtigten vom Ort der möglichen Einsichtnahme und die Zumutbarkeit einer Anreise sind zu berücksichtigen, ebenso wie die Anzahl der geforderten Belege sowie der mit einem Kopieren verbundene Zeitaufwand.

Beachte: Anders hat der Bundesgerichtshof diese Frage jüngst für das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter entschieden. Ein Mieter hat nämlich grundsätzlich keinen Anspruch auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege, auch nicht gegen eine Kostenerstattung (vgl. Newsletter Mietrecht April 2006, Entscheidung Nr. 1). Ein Wohnungseigentümer ist indes kein Mieter. Er sollte weiterhin ein Recht auf Kopien haben. Ein Anspruch auf Herausgabe der Unterlagen besteht wegen der Verlustgefahr jedoch auch nicht für den Wohnungseigentümer.